Gestire documenti ed altro materiale cartaceo

Uno dei crucci più grandi di chi gestisce la casa è l'organizzazione del materiale cartaceo. Che siano documenti, posta, volantini pubblicitari, riviste o appunti, la carta è insidiosa, la si trova in qualunque angolo della casa.

Vediamo alcune regole per non permette al disordine cartaceo di prendere il sopravvento.

1. Ogni cosa al suo posto

Come per gli oggetti, anche i documenti, le riviste ed i volantini devono avere un loro posto che sia adatto ad ognuna delle categorie.
Questo ci permetterà di sapere, di volta in volta, dove andare a sistemare le cose che ci capitano tra le mani, senza rimandare, e di non ritrovarcele sparse in ogni angolo della casa.

2. Centro di smistamento

Oggi come oggi la posta cartacea che arriva in casa è poca e spesso si riduce a due sole categorie: bollette da pagare e pubblicità. La cosa più utile da fare per evitare il caos è munirsi di un paio di portadocumenti da scrivania (o da appendere) e sistemarli in un punto strategico perché vengano sicuramente utilizzati. Questo punto può essere un angolo della cucina, il mobile all’ingresso, la scrivania dello studio o lo scaffale del salotto, l’essenziale è che sia facilmente raggiungibile, facilmente consultabile e soprattutto funzionale.

Non servirà a molto se ci scordiamo di andare a metterci la posta o se tutto ciò che viene messo lì cade nel dimenticatoio.

Per le riviste può essere utile un portariviste come quelli che si trovano nelle sale d’aspetto dei medici, o anche uno dei portadocumenti di cui parlavo sopra.

3. Organizzare per categorie

Il centro di smistamento deve essere diviso per categorie:

• Fogli che richiedono un’azione (bollette da pagare, comunicazioni scolastiche da firmare, documenti da leggere e confrontare);
• Fogli che non richiedono un’azione immediata ma devono essere consultati (ad esempio volantini pubblicitari);
• Fogli che devono essere archiviati (estratti conto, bollette pagate).

Volendo potete etichettare i portadocumenti in modo che qualunque persona della famiglia rientri con la posta sappia dove sistemarla.

4. Revisione

Una volta sistemato il tutto, però, va regolarmente controllato e svuotato.

È molto più semplice ricordarsene se si stabilisce un momento preciso della settimana in cui farlo, magari segnandolo nell'agenda come un appuntamento con se stessi. Se il tempo a disposizione è limitato si possono dividere le azioni. Nello stabilire quando compiere queste azioni sarebbe meglio tenere conto di quando sarà più semplice svolgere quelle che verranno di conseguenza.
Ad esempio, se regolarmente faccio la spesa il sabato mattina, il controllo dei volantini delle offerte probabilmente lo farò il venerdì pomeriggio/sera.

5. Archiviazione

Una volta svolte le azioni necessarie, le ricevute andranno archiviate e forse questo scoccia quasi più che pagare.
Ci sono diversi metodi e ognuno sa quale sia il migliore per la propria famiglia e in base ai propri spazi.

Io utilizzo metodi diversi in base alla tipologia di documenti:

• Bollette pagate: un contenitore a soffietto della misura specifica per questo compito, diviso per utenze. Una volta pagate inserisco le ricevute con il foglio della specifica in ordine dal più recente al più vecchio. Alla fine dell’anno faccio un controllo e tolgo quelle molto vecchie e le divido nelle buste trasparenti da inserire in un raccoglitore ad anelli.
• Estratti conto: ho eliminato il servizio che me li manda per posta e li archivio per anno in cartelle sul pc, che poi salvo su google drive, per essere sicura di averne una copia se dovessi avere problemi sul pc.
• Volantini: nella borsa ho sempre un quadernino o un block-notes in cui segno la lista delle cose in offerta divisa per supermercati, quindi in genere la domenica o il lunedì smaltisco i volantini scaduti e mi segno le cose utili degli altri.
• Documenti medici o di lavoro: ho un raccoglitore ad anelli grande (di quelli da archivio, per intenderci, e lì raccolgo tutti i documenti importanti che potrebbe servirmi consultare o tra i quali aggiungo ancora fogli. Sono divisi per categoria con le buste trasparenti traforate.
• Scontrini della farmacia, fatture mediche o documenti da portare in dichiarazione dei redditi: in una busta di plastica con bottone formato lettera conservo tutto quello che mi può servire per la dichiarazione dei redditi dell’anno successivo. Poiché degli scontrini stampati su carta termica è bene fare la fotocopia (visto che con il tempo si cancellano), appena rientro a casa li conservo in una bustina con bottone (più piccola della precedente), quando raggiungo un numero adatto a fotocopiare un intero foglio A4, lo faccio e li passo nell’altra bustina. Alla fine dell’anno solare metto tutto in una cartellina di cartone nominata con l’anno e ricomincio.
• Riviste: personalmente non compro più riviste, ormai la maggior parte delle notizie e delle informazioni si possono trovare su internet, risparmiando soldi, carta e disordine. Amo però l’enigmistica e gli album da colorare, che tengo in un portariviste nello studio/soggiorno.
• Ricette: anche per cercare le ricette ormai uso prevalentemente internet, ma ho un raccoglitore ad anelli, con ricette particolari, dove conservo anche i ritagli di ricette prese dalle scatole dei prodotti acquistati o da riviste che mi capitano sotto mano.
• Documenti della macchina: dove vivo ora non ho la macchina, ma a casa dei miei ho un faldone con una cartellina di cartone per ogni macchina che ho avuto in cui conservo ricevute dell’assicurazione, del bollo, attestazioni di proprietà ed eventualmente di rottamazione, ricevute delle multe pagate.

Un consiglio valido per ognuna delle categorie sopraelencate è di etichettare in maniera chiara, leggibile e comprensibile ogni cartella o busta trasparente, in modo che ogni membro della famiglia sappia come archiviare o recuperare documenti anche in nostra assenza.